Warum sich Time-Tracking lohnt und ihr umgehend damit anfangen solltet
Wer kennt das nicht? Man hat sich vorgenommen, eine gewisse Zeit konsequent durchzuarbeiten, sich nicht ablenken zu lassen und eine Aufgabe vollständig abzuschließen, aber findet sich nach gerade einmal einer halben Stunde doch auf seinem Instagram-Account, dem reißerischen Artikel über irgendwelche Prominenten oder einem YouTube-Video über vermeintliche Sensationen wieder. Die Patentlösung gegen leichtes Ablenken muss zwar noch gefunden werden, aber es gibt zumindest Mittel und Wege dagegen vorzugehen: Die des Time-Trackings möchten wir euch heute etwas näher vorstellen.
Kontrollinstanz als Motivation
Auf den ersten Blick mag es befremdlich wirken, jede oder zumindest die meisten Aktivitäten zeitlich zu messen und man fühlt sich von sich selbst oder vom Arbeitgeber überwacht. Aber auch das ist schlicht Gewöhnungs- und Übungssache, denn das Zeitmessen bringt auch diverse Vorteile. Es ist gerade diese Kontrollinstanz, die uns dazu verleitet, wirklich effizient zu arbeiten, denn für Ablenkungen müsste ja die Uhr gestoppt oder die Minuten abgezogen werden und das gilt es zu vermeiden. Gerade für Freiberufler sind Tracking-Apps fast schon unverzichtbar, denn so kann dem Kunden authentisch offengelegt werden, was zu welcher Zeit bearbeitet wurde und optional können die Ergebnisse direkt zugesandt werden. So kann eine langfristige Vertrauensbasis erstellt und gepflegt werden. Aber auch für andere Mitarbeiter, beispielsweise die neu im Home-Office sind, ist das Zeit-Tracken für beide Seiten eine gute Überprüfung.
Vorteile für projekt- oder auftragsbasierte Unternehmen
Auch in größeren projekt- oder auftragsorientierten Unternehmen, wie zum Beispiel Agenturen, mit vielen verschiedenen Kunden sind Time-Tracker äußerst nützlich. So kann genau abgelesen werden, wie viel Zeit eine Abteilung in ein Projekt investiert hat und daraus können Prognosen und Schätzungen zum Aufwand und den Gesamtkosten für potenzielle Neukunden erstellt werden. Das wiederum ist sowohl für Auftraggeber als auch für die Agenturen ein nicht zu unterschätzender Vorteil. Dafür ist es natürlich notwendig, dass die Zeit gewissenhaft getrackt wird und wirklich nur gemessen wird, wann tatsächlich gearbeitet wurde. Ansonsten ist auch die Tracking-App nur ein Instrument zum Selbst- oder sogar Fremdbetrug.
Time-Tracking im privaten Alltag
Das gilt auch im privaten Alltag: Interessiert es euch nicht, wie viel Zeit ihr im Alltag mit bestimmten Dingen verbringt? Ließen sich die mühseligen Hausarbeiten nicht auch in weniger Zeit erledigen oder passen die vielen Stunden Arbeit für den Universitäts-Kurs tatsächlich zum festgeschriebenen Aufwand, den der Lehrplan vorsieht? All das könnt ihr so herausfinden und im Idealfall die Messung als Ausgangspunkt zur angestrebten Verbesserung nehmen! Womöglich wisst ihr eure Zeit und die Dinge, für die ihr sie aufgewandt habt, mehr zu schätzen und nehmt euch bewusst Zeit für das, was euch wirklich Spaß macht.
Wir kommen ohnehin immer wieder mit Tracking in Berührung: Testweise könnt ihr ja mal auf eurem Smartphone die tägliche Bildschirmzeit überprüfen. Es ist überraschend, ja manchmal sogar erschreckend, welche Zahlen dort erscheinen. Aber auch diese Form des Trackings kann eine abschreckende Funktion haben – was den Handykonsum betrifft. Warum also sollte das in Bezug auf andere Aktivitäten nicht ebenso funktionieren?
Auszeiten sind ebenso wichtig
Wer sich dazu entscheidet, dem Time-Tracking eine Chance zu geben, der hat die Qual der Wahl zwischen einer Vielzahl verschiedener Anbieter. Da einige davon aber auch kostenlos sind, ist es auf jeden Fall einen Versuch wert, so seine private oder auch berufliche Produktivität zu steigern und weniger Zeit durch Ablenkung zu verlieren. Nehmt euch aber auch bewusste Auszeiten und Aktivitäten, in denen ihr nicht trackt. Beim Wiedersehen mit alten Freunden oder dem Besuch im neu eröffneten Restaurant geht es nicht um Effizienz und sie dürfen auch ganz gezielt mal „Open-End“ sein.